Addendum bij Basislicentie iXtranet betreffende gegevensbescherming

Partijen

Tussen:
Abtenhuis BVBA, met maatschappelijke zetel te Abdijstraat 10 BE-9500 Geraardsbergen, geregistreerd onder nummer BE 0652.766.646

Hierna de "Verwerkingsverantwoordelijke";

En:
Resengo NV, met maatschappelijke zetel te Junostraat 21 bus 2 BE-2600 Berchem, geregistreerd onder vennootschapsnummer BE 0479.650.944

Hierna de "Verwerker";

De Gegevensverantwoordelijke en de Verwerker worden hierna afzonderlijk "Partij" of gezamenlijk de "Partijen" genoemd.

Algemeen

Dit addendum (”Addendum") bepaalt hoe Resengo NV Persoonsgegevens verwerkt namens Abtenhuis BVBA, als Verwerkingsverantwoordelijke. Dit Addendum is een integrerend bestanddeel van de overeenkomst Basislicentie iXtranet dd 01/07/2016 ("Overeenkomst") tussen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke. De bepalingen van de Overeenkomst gelden, tenzij uitdrukkelijk iets anders is bepaald, volledig voor dit Addendum, en meer specifiek worden de bepalingen in de overeenkomst betreffende gegevensbescherming vervangen door dit Addendum. Dit addendum verandert niet de andere bepaling van de Overeenkomst die buiten de werkingssfeer van het onderwerp vallen (de verwerking van persoonsgegevens).

De doelstelling van dit Addendum is de rechten en verantwoordelijkheden van de Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerker bepalen in het licht van de nieuwe EU verordening inzake Gegevensbescherming (2016/679) van 27 april 2016 ("Verordening Gegevensbescherming"). "Verwerkingsverantwoordelijke", "Verwerker", "Persoon waarop de gegevens slaan", "Schending inzake Persoonsgegevens", "Derde Partij" en "Verwerken" hebben dezelfde betekenis als in de wetgeving inzake Gegevensbescherming.

1. Gegevensbescherming

1.1 Krachtens de Overeenkomst worden Persoonsgegevens als volgt verwerkt:

Beschrijving van de verwerkingsactiviteiten door de Verwerker
De Verwerker is gespecialiseerd in online reserverings- en communicatiesystemen. De verwerking bestaat uit het beheer van gegevens en afspraken van klanten en het faciliteren van marketingactiviteiten, zoals het verzenden van nieuwsbrieven en direct marketing.

Duur van de verwerking
Duur van de samenwerking tussen de Verwerker en Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de hoofdovereenkomst

Verwerkte persoonsgegevens
Naam, voornaam, telefoonnummer, emailadres, IP adres Geboortedatum

Categorieën van betrokkenen
Klanten van de Verwerkingsverantwoordelijke

Bewaartermijn Alle gegevens worden maximaal voor de volledige duur van de hoofdovereenkomst bijgehouden en definitief verwijderd en vernietigd bij beëindiging van de hoofdovereenkomst. Ongeacht de duur van de hoofdovereenkomst, worden bepaalde gegevens volgens onderstaande maximale termijnen bijgehouden: Reserveringsgegevens: 2 jaar

1.2 Wanneer Persoonsgegevens verwerkt worden door de Verwerker, haar onderaannemers (”Onderverwerkers”) of werknemers krachtens of in verband met de Overeenkomst, moet de Verwerker, en moet hij ervoor zorgen dat zijn Onderaannemers en werknemers:

• zich ertoe verbinden te allen tijde passende technische en organisatorische maatregelen te treffen om te voldoen aan de Verordening inzake Gegevensbescherming;

• alleen de Persoonsgegevens verwerken, overdragen, wijzigen, veranderen of aanpassen of de openbaarmaking van de Persoonsgegevens aan derden toestaan, in overeenstemming met de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke zoals vermeld in dit Addendum of zoals vereist door EU- of nationale wetgeving waaraan Verwerker is onderworpen, in welk geval de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte brengt van die wettelijke vereiste alvorens de Persoonsgegevens te verwerken, tenzij die wet verbiedt dat dergelijke informatie aan de Verwerkingsverantwoordelijke wordt verstrekt;

• alle redelijke stappen ondernemen ter garantie dat alle werknemers en Onderaannemers die toegang tot de Persoonsgegevens hebben in kennis gesteld worden van de vertrouwelijke aard van de Persoonsgegevens en onderworpen worden aan vertrouwelijkheidsverplichtingen in verband met (de Verwerking) van dergelijke Persoonsgegevens;

• met ingang van 25 mei 2018, behalve wanneer de wettelijke bepalingen stellen dat een Schending inzake Persoonsgegevens niet door een Verwerker moet worden meegedeeld aan een Verwerkingsverantwoordelijke, de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld op de hoogte brengen via email naar info@abtenhuis.be wanneer een Schending inzake Persoonsgegevens wordt vastgesteld, rekening houdend met de aard van de verwerking en de aan de Verwerker beschikbare informatie, onverminderd het recht van de Verwerker om de Verwerkingsverantwoordelijke redelijke kosten voor dergelijke bijstand in rekening te stellen;

• samenwerken zoals billijkerwijze kan worden gevraagd door de Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover nodig opdat de Verwerkingsverantwoordelijke kan voldoen aan de uitoefening van rechten door een Persoon waarop de gegevens slaan krachtens de Wetgeving inzake Gegevensbescherming betreffende de Persoonsgegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden verwerkt krachtens de Overeenkomst, dan wel voldoen aan een beoordeling, enquête, kennisgeving of onderzoek op grond van de Wetgeving inzake Gegevensbescherming, inclusief door een regelgevende instantie, onder voorbehoud van een redelijke voorafgaande kennisgeving en onverminderd het recht van de Verwerker om de Verwerkingsverantwoordelijke redelijke kosten aan te rekenen voor dergelijke bijstand;

• uitsluitend Onderverwerkers (waarbij dit Addendum een algemene toestemming is voor het gebruik van Onderverwerkers) toestaan om Persoonsgegevens te verwerker, mits (i) de Verwerkingsverantwoordelijke vooraf in kennis gesteld wordt van de identiteit van de nieuwe Onderverwerker (die een bestaande Onderverwerker vervangt of aanvult) wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke gerechtigd is om wegens billijke redenen bezwaar te maken en (ii) voorwaarden worden opgenomen in de overeenkomst tussen de Verwerker en de Onderverwerker die wezenlijk dezelfde zijn als deze uiteengezet in dit artikel 1 en (iii) de Verwerker volledig aansprakelijk blijft tegenover de Verwerkingsverantwoordelijke in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomst inzake aansprakelijkheid, voor een fout door een Onderverwerker bij de uitvoering van zijn verbintenissen inzake Verwerking van Persoonsgegevens;

• De verwerking van Persoonsgegevens stopzetten na de beëindiging of afloop van de overeenkomst, en naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, de Persoonsgegevens teruggeven of schrappen en kopieën ervan of van de erin vervatte informatie, onverminderd de verplichting die in een Lidstaat kan bestaan om dergelijke Persoonsgegevens te blijven opslaan;

1.3 Op verzoek moet de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie beschikbaar stellen die nodig is om aan te tonen dat hij voldoet aan zijn verplichtingen krachtens dit Addendum en om audits, inclusief inspecties, uitgevoerd door de Verwerkingsverantwoordelijke of een andere door de Verwerkingsverantwoordelijke gemandateerde verwerkingsverantwoordelijke mogelijk te maken, zonder afbreuk te doen aan recht van de Verwerker om de Verwerkingsverantwoordelijke alle redelijke kosten voor dergelijke hulp in rekening te brengen.

1.4 De Verwerker moet redelijke bijstand verlenen aan de Verwerkingsverantwoordelijke in verband met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaand overleg met de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming, indien en wanneer de Verwerkingsverantwoordelijke dit redelijkerwijs noodzakelijk acht krachtens artikel 35 of 36 van de Verordening inzake Gegevensbescherming, uitsluitend in verband met Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker, onverminderd het recht van de Verwerker om de Verwerkingsverantwoordelijke kosten in rekening te brengen voor dergelijke bijstand.

Getekend voor akkoord

Voor Resengo NV
Dirk Gypen
@ 24-5-2018 14:56:33
Signature hash: e7083b25ed5185c518c4c4491f99c036c955deb6

Voor Abtenhuis BVBA
Abtenhuis
@ 24-5-2018 14:56:58
Signature hash: 8fdf2148746c4ca18af87c40a5d4d467637e4c79